Oprogramowanie księgowe i finansowe
Rodzaje
Istnieje wiele rodzajów oprogramowania księgowego i finansowego, takich jak arkusze kalkulacyjne, programy płatnicze, programy rozliczeniowe i specjalistyczne programy do zarządzania budżetem i kosztami. Każdy rodzaj oprogramowania finansowego ma cel i wiele firm ma więcej niż jeden program do przetwarzania i analizy danych. Połączenie zintegrowanego oprogramowania, takiego jak QuickBooks, z programem do arkuszy kalkulacyjnych jest powszechne w wielu firmach, a także oprogramowanie dla określonych branż, takich jak firmy budowlane, non-profit lub firmy produkcyjne. Tego typu programy są wstępnie zdefiniowane z określonymi zadaniami, które mogą się różnić w zależności od sektora. Na przykład program sprzedaży detalicznej może obejmować pojemność kodu kreskowego, sprzedaż i moduły magazynowe charakterystyczne dla tego sektora.
Korzyści
Oprogramowanie księgowe i finansowe oferuje wiele korzyści w porównaniu z ręcznym systemem księgowym, takich jak szybkość i dokładność. Komputery umożliwiają nieosiągalne prędkości przetwarzania dzięki systemowi ołówka i podkładki. Dane można wprowadzić raz w systemie i zostaną one wkomponowane w raporty za jednym naciśnięciem przycisku. Wszystkie obliczenia są dokonywane przez system, minimalizując błędy i pomyłki. Inną zaletą skomputeryzowanej rachunkowości jest to, że wiele procesów odbywa się w tym samym czasie. Na przykład, płacąc rachunki, możesz wydrukować rekordy kontroli i wydatków w tym samym czasie, bez konieczności sprawdzania dzienników lub ręcznego wpisywania czeków. Efektywności wykorzystania oprogramowania księgowego nie można dopasować do systemu ręcznego.
Programy online
Niektórzy dostawcy oprogramowania oferują księgowość online, podatki i inne potrzeby finansowe. Oprogramowanie znajduje się na serwerze dostawcy i może być dostępne dla księgowych i pracowników finansowych z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie. Dane biznesowe mogą być przechowywane w tym samym miejscu, co program lub lokalizacja firmy, w zależności od konfiguracji online. Jest to również znane jako "przetwarzanie w chmurze".
Jedną z zalet księgowości online jest to, że firmy nie muszą aktualizować swojego sprzętu, aby pomieścić dowolny program. Jeśli mała firma ma stare, niewiarygodne komputery, "cloud computing" jest idealny.
Błędne przekonania
Wadą małych firm jest to, że kupując program księgowy, nie będą musieli zatrudniać księgowego lub wiedzy o rachunkowości, ponieważ wszystkie problemy zostaną rozwiązane przez system. To nie jest prawda. Rachunkowość i programy finansowe są narzędziami, a nie pracownikami cudów. W dalszym ciągu należy znać podstawy rachunkowości, aby prawidłowo wprowadzać dane do systemu. Powiedzenie "wrzucanie śmieci, wyrzucanie śmieci" odnosi się do skomputeryzowanej rachunkowości. Wiele razy małe firmy zatrudniają publicznych księgowych i innych specjalistów do ustanawiania swoich systemów, więc zaczynają na właściwej drodze. Użytkownicy oprogramowania księgowego muszą być przeszkoleni w systemie, aby wprowadzić dane we właściwym miejscu i wiedzieć, jak wyodrębniać raporty i wykonywać wszystkie funkcje oferowane przez oprogramowanie.
Rozważania
Kompatybilność jest ważna przy przeglądaniu oprogramowania księgowego. Firma, która nabywa oprogramowanie magazynowe, będzie chciała, aby program działał idealnie z każdym obecnym systemem księgowym. Programy muszą być kompatybilne, aby wymieniać informacje i być wydajne.
Kolejną kwestią w przeglądzie programów finansowych jest wybranie takiego, które jest bardzo popularne i wykorzystywane przez wiele firm. Jest to zaleta w wyszukiwaniu potencjalnych pracowników, którzy mają doświadczenie w oprogramowaniu.
