Zasady powitania dla wiadomości e-mail

Pozdrowienia i pożegnania

Pozdrowienia i pożegnanie zależą od rodzaju relacji z odbiorcą wiadomości e-mail.

W swoim pierwszym e-mailu do adresata otwórz "Drodzy", a następnie nazwę odbiorcy. Zwykle nazwa jest w porządku, chyba że Twoja firma jest bardzo formalna. Po nawiązaniu relacji e-mail możesz po prostu użyć nazwy odbiorcy lub bardziej nieformalnego powitania, na przykład "Cześć", a następnie imię odbiorcy.

Kiedy piszesz do grupy, zawsze używaj "Drodzy", ponieważ masowe e-maile są bardziej formalne. Nie używaj pozdrowień takich jak "Dzień dobry" lub "Dzień dobry". Moment, w którym odbiorca odczytuje wiadomość e-mail, może być inny niż czas powitania.

Pożegnanie odbywa się zgodnie z tymi samymi zasadami, co pozdrowienia. W pierwszym e-mailu użyj bardziej formalnych pożegnań, takich jak "Szczęście", "Pozdrowienia" lub "Z poważaniem". Pożegnanie nie jest konieczne, ale zawsze umieść swoje imię na znak pożegnania.

Linia biznesowa

Przed powitaniem wiersz tematu jest pierwszą częścią informacji, którą odczyta Twój odbiorca. Upewnij się, że jest to znaczące, jasne i krótkie, aby odbiorca zrozumiał treść Twojej wiadomości i nadał jej odpowiednie znaczenie.

Wraz z pojawieniem się urządzeń przenośnych, niektórzy pracownicy mają zwyczaj umieszczania treści wiadomości e-mail w temacie, uważając, że jest to wygodniejsze dla odbiorcy. Jednak w rzeczywistości taki format pokazuje nagłość i nieuprzejmość.

Formatuj

Używaj poprawnej pisowni, interpunkcji i wielkich liter. Poświęcenie czasu na sprawdzenie i poprawienie usterek oznacza szacunek dla współpracowników. Źle umieszczona śpiączka może zmienić znaczenie zdania. Pamiętaj, że twoi koledzy nie czytają myśli i nie wyjaśniają tła, na przykład w zdaniu: ("Pracuj z nim nad tym projektem", kim jest "on" i "jaki projekt"?).

Nigdy nie pisz wszystkiego wielkimi literami. PISANIE WSZYSTKIEGO W LITERACH KAPITAŁOWYCH DOPROWADZA, ABY UDAŁO SIĘ DO KOLEKCJI.

Napisz krótkie akapity, które odnoszą się do celów. Bądź przyjazny, ale jeśli nie jesteś blisko odbiorcy, unikaj dowcipów lub sarkazmu, które często są ignorowane w wiadomości e-mail. Wreszcie, unikaj emotikonów.

Dzięki uprzejmości

Niedawne badania przeprowadzone przez Gazetę Komunikacji Komputerowej pokazały, że nadawcy e-maili uprzejmych byli lepiej postrzegani jako bardziej przyjaźni i sympatyczni niż ci, którym brakowało dobrego wykształcenia. Co więcej, odbiorcy e-maili chętniej współpracowali z uprzejmymi nadawcami.

Możesz okazać uprzejmość w wiadomości e-mail w taki sam sposób, jak w rzeczywistości. Użyj "proszę" i "dziękuję", gdy złożysz wniosek.

Ponownie, poświęcenie czasu na sprawdzenie poprawności gramatycznej e-maila demonstruje skrupulatne zachowanie swoim kolegom z klasy. Odmawianie tego oznacza, że ​​twój czas jest ważniejszy niż ich czas.