Jak napisać skuteczny e-mail z roszczeniem

Krok 1

Znajdź najlepszą osobę do rozpatrzenia Twojej skargi. Na przykład, jeśli masz skargę na firmę, zadzwoń lub odwiedź stronę internetową, aby znaleźć adres e-mail do reklamacji klienta. Jeśli wyślesz wiadomość e-mail z żądaniem na zły adres, możesz zostać zignorowana.

Krok 2

Zbadaj odpowiedni formularz roszczenia. Niektóre duże organizacje poprosią Cię o wypełnienie formularza skargi lub poprosią Cię o określone rodzaje dokumentów, które będą wspierać Twoje roszczenie. Możesz znaleźć te informacje, przeglądając stronę organizacji lub dzwoniąc pod numer kontaktowy, który pojawia się na tej stronie. Postępując zgodnie z prawidłowymi procedurami, łatwiej będzie organizacji przeczytać i leczyć skargę.

Krok 3

Wskaż przyczynę roszczenia w e-mailu. Powinno to być w pierwszym lub drugim zdaniu e-maila, aby zwrócić uwagę czytelnika. Jeśli zajmie Ci to zbyt dużo czasu, osoba może zacząć przypuszczać lub spekulować, że e-mail nie jest bardzo ważny.

Krok 4

Wyjaśnij i poprzyj swoją skargę. Bądź konkretny Na przykład, jeśli nie jesteś zadowolony z produktu firmy, wskaż dokładnie, co było z nim nie tak.

Krok 5

Załącz odpowiednie zdjęcia, pokwitowania i inne informacje o pomocy technicznej w wiadomości e-mail. Zanotuj w paragrafie, w którym wyjaśnisz swoje roszczenie, podając dodatkowe informacje, które dołączyłeś.

Krok 6

Szczegóły rozwiązania Jeszcze raz, bądź konkretny o tym, co należy zrobić. Na przykład poproś o zwrot lub wymianę wadliwego produktu. Wskazanie pożądanego rozwiązania pomoże łatwiej rozwiązać twój problem.

Krok 7

Poproś o odpowiedź Podaj swoje imię i nazwisko, adres do korespondencji i numer telefonu na końcu e-maila, aby ułatwić kontakt z Tobą. Zażądanie odpowiedzi pokazuje, że traktujesz swoje roszczenie poważnie, zwłaszcza jeśli o to poprosisz w określonym czasie.

Krok 8

Sprawdź swój e-mail przed wysłaniem, aby upewnić się, że jest zwięzły, dokładny i wolny od błędów ortograficznych i gramatycznych. Wiadomości e-mail z reklamacjami z błędami wyglądają nieprofesjonalnie, a poprawny format i e-mail pomogą w poważnym potraktowaniu Twojej skargi.