Co to jest schemat przepływu pracy?

Znaczenie

Wiele procesów roboczych może być skomplikowanych i złożonych, dlatego ważne jest wizualne przedstawienie sposobu wykonywania zadań w celu poprawy zrozumienia pracowników i zwiększenia wydajności. Diagramy przepływu pracy wyraźnie wskazują, kto jest odpowiedzialny za każdy etap, jakie dokumenty potrzebują, jakie zasoby i ile czasu potrzeba na każdym etapie (patrz Odnośnik 2). Znajomość ról pracowników i wymagań produkcyjnych w zakresie zarządzania zasobami pozwala na łatwe określenie słabych punktów i złagodzenie wąskich gardeł. Są to aspekty przepływu pracy, które utrudniają i spowalniają ogólny czas cyklu procesu.

Korzyści

Według University of California w Irvine, zalety schematów blokowych to "zrozumienie, wiedza, komunikacja, efektywna analiza i właściwa dokumentacja". Wizualne przedstawienie przepływu pracy pozwala pracownikom nie tylko lepiej zrozumieć ich obowiązki zawodowe, ale także rolę innych pracowników, co zwiększa odpowiedzialność. Stworzenie udanego diagramu zwiększa wiedzę w miejscu pracy dzięki niezbędnym badaniom i gromadzeniu danych. Komunikacja poprawia się także, gdy pracownicy lepiej rozumieją przepływ pracy (zob. Odnośnik 3).

Rodzaje

Aby wizualnie przedstawić przepływ pracy organizacji, istnieją formy konkretnych diagramów, które odpowiadają różnym rodzajom działań: owale, prostokąty, diamenty i okręgi. Owalny pokazuje, gdzie zaczyna się przepływ pracy i gdzie się kończy. Prostokąty reprezentują wszelkie niezbędne procesy, zadania lub działania analityczne. Diamenty oznaczają proces decyzyjny, który zwykle skutkuje dwoma kierunkami przepływu pracy. Większość diamentów odzwierciedla decyzję "tak" lub "nie", które należy podjąć: jeśli decyzja jest twierdząca, przepływ pracy przebiega zgodnie z zamierzoną ścieżką; Jeśli odpowiedź brzmi "nie", przepływ pracy może wymagać przejścia przez inną ścieżkę, aby rozwiązać problem. Dlatego im więcej diamentów jest obecnych, tym bardziej skomplikowany jest schemat przepływu pracy, aby wizualnie go przedstawić. Okręgi przedstawiają złącza od jednej aktywności do drugiej.

Wdrożenie

Chociaż projektowanie schematu przepływu pracy może być długim i czasochłonnym procesem, wdrożenie tego jest trudną częścią. Schemat znajduje się nie tylko w miejscu pracy i oczekuje się, że przyniesie oczekiwane korzyści; większość z nich musi być powiązana z teorią poprawy przepływu pracy, taką jak lean manufacturing, Six Sigma lub Total Quality Management (patrz: odniesienie 1).

Rozważania

Diagramy przepływu pracy są ściśle związane z innymi terminami używanymi w optymalizacji miejsca pracy, takimi jak planowanie procesów biznesowych i kontrola przepływu. Proces lub mapowanie procesów jest koncepcją bardzo podobną do schematów przepływu pracy i przepływu pracy. Proces pracy jest czymś więcej niż konkretnym przepływem pracy, koncentrującym się bardziej na danych wejściowych i wyjściowych, niż na przekazywaniu danych, dokumentów i obowiązków zadań. Organizacja może mieć wiele procesów w swoim obiegu pracy. Chociaż te dwa elementy są często wzajemnie powiązane, planowanie biznesowe koncentruje się bardziej na celach długoterminowych niż na poprawie obecnego przepływu pracy. Menedżerowie zainteresowani kontrolą przepływu w szczególności dążą do poprawy kontroli zapasów.