Jak zaprojektować system kontroli dokumentów
Systemy kontroli dokumentów są używane do śledzenia i kontroli ich wersji i można je znaleźć w szerokim zakresie aplikacji, w tym oprogramowania i prawodawstwa. Projekt systemu kontroli dokumentów zależy od rodzaju obsługiwanego dokumentu i pożądanych funkcji kontrolnych. Wybór opcji przechowywania i typu interfejsu użytkownika są również częścią procesu projektowania systemu kontroli dokumentów.
Określ typ dokumentów obsługiwanych przez Twój system. Jest to kluczowa część systemu twojego systemu projektowania kontroli dokumentów. Oceń, jaki będzie system kontroli dokumentów, procesor tekstu, plik komputerowy kodu źródłowego, plik HTML lub inny typ pliku. Pomyśl o typie dokumentu, który musisz kontrolować i jeśli potrzebujesz więcej niż jednego typu dokumentu. Na przykład prawny system kontroli dokumentów może wymagać obsługi dokumentów Word, plików PDF, plików obrazów, arkuszy kalkulacyjnych Excel i ewentualnie innych typów dokumentów.
Zaplanuj, w jaki sposób użytkownicy uzyskują dostęp do Twojego systemu kontroli dokumentów i jaki rodzaj interfejsu użytkownika jest niezbędny. Niektóre systemy kontroli dokumentów działają jako samodzielne programy z własnym graficznym interfejsem użytkownika, podczas gdy inne mają dostęp jako część innego programu, takiego jak moduł Word. Możesz chcieć mieć system, który jest dostępny przez Internet za pomocą interfejsu przeglądarki. Po wybraniu typu interfejsu użytkownika można zaprojektować szczegóły projektu interfejsu. Interfejs użytkownika może zawierać ekran logowania, aby system mógł zidentyfikować, który użytkownik wprowadził zmiany w dokumencie.
Wybierz system pamięci. Twój system przechowywania będzie kontrolował projekt oprogramowania, które będzie zarządzać faktycznym przechowywaniem i odzyskiwaniem dokumentów. Twój system pamięci masowej może być tak prosty, jak lokalny dysk twardy lub tak złożony, jak system przechowywania w chmurze, do którego można uzyskać dostęp przez Internet. Należy zaplanować pojemność magazynu według rodzaju dokumentu i liczby dokumentów, które powinny być kontrolowane.
Określ, jakie cechy kontrolne potrzebujesz. Większość systemów kontroli dokumentów obejmuje podstawowe funkcje, takie jak dane wyjściowe i dane wejściowe, a także wersje i wersje porównawcze. Najbardziej zaawansowane funkcje kontrolne mogą obejmować identyfikację grupy dokumentów, które łączą się jako zestaw, na przykład pewna wersja kompilacji oprogramowania, która wymaga zatwierdzenia odprawy, wielu poziomów uprawnień itp. Funkcje wewnętrzne muszą być również uwzględnione w projekcie, takie jak przechowywanie wersji kopii kompletnych wersji lub tylko zmian między wersjami w celu korzystania z wersji online bazy danych z zastosowanymi aktualizacjami, aby osiągnąć aktualna wersja. Po zaprojektowaniu interfejsu użytkownika i funkcji sterowania będziesz gotowy do rozpoczęcia budowy systemu kontroli dokumentów.
