Jak używać programu Excel do kontrolowania obecności w przedszkolu

Utwórz szablon

Krok 1

Otwórz nowy skoroszyt programu Excel z 13 arkuszami roboczymi. Możesz dodać arkusze kalkulacyjne, klikając karty u dołu strony. Każdy musi reprezentować miesiąc, a ostateczny arkusz kalkulacyjny używany jest w odniesieniu do zestawień rok do daty.

Krok 2

Połącz komórki od C1 do AI1. Wprowadź nazwę miesiąca, a następnie rok w połączonej komórce. Wyśrodkuj tekst, zwiększ rozmiar pogrubionych liter i liter, aby nagłówek był widoczny. Dodaj kolor i inne elementy projektu, które pasują do twoich preferencji.

Krok 3

Wpisz w polu A2 "Nazwisko" w polu A2 i "Nazwa". Wyróżnij tekst, zaznaczając pogrubione litery i zwiększając rozmiar tekstu.

Krok 4

Dodaj ostatnią kolumnę na końcu komórki AJ1, aby automatycznie tabelować liczbę nieobecności w danym miesiącu. Ta kolumna użyje formatu warunkowego do określenia liczby dni, w których dziecko było nieobecne.

Krok 5

Wprowadź daty miesiąca w kolumnach między C2 i AI2. Zastosuj cieniowania do świąt i weekendów, kiedy nie będziesz rejestrować frekwencji.

Krok 6

Napisz imię i nazwisko każdego dziecka w wierszach poniżej odpowiednich nagłówków kolumn. Posortuj informacje według nazwiska, klasy lub kombinacji obu.

Krok 7

Skopiuj i wklej ten szablon do 12 arkuszy. Musisz jednak dostosować informacje w każdym z nich, zmieniając nagłówek na prawidłowy miesiąc i aktualizując daty w celu przedstawienia prawidłowej liczby dni w miesiącu.

Krok 8

Utwórz kod, aby uzupełnić rekord obecności. Może "P" dla teraźniejszości i "A" dla nieobecności.

Krok 9

Wstawianie formuły w kolumnie od miesiąca do daty, aby automatycznie zestawiać liczbę nieobecności każdego dziecka na miesiąc. Jeśli używasz litery "A" dla absencji, formuła pierwszego dziecka to: COUNTIF (C3: $ CAI3, "A"). Mieszaną formułę komórek można kopiować i wklejać do każdego wiersza kolumny.

Powyższa formuła zakłada, że ​​C3 jest pierwszym wpisem miesiąca dla pierwszego dziecka, które pojawia się w arkuszu kalkulacyjnym. Zmodyfikuj formułę według potrzeb, aby wybrane pola zawierały pełny zakres dat dla danego miesiąca.

Krok 10

Skopiuj formuły w każdym z 12 arkuszy. Sprawdź formuły ponownie, aby upewnić się, że są poprawne.

Krok 11

Skopiuj i wklej imiona i nazwiska dzieci w ostatnim arkuszu kalkulacyjnym, jeśli chcesz tabelować liczbę nieobecności w ciągu roku. Pamiętaj, aby w razie potrzeby uwzględnić odpowiednie nagłówki.

Tabulacja sumy roku do daty

Krok 1

Utwórz formułę, aby zestawić liczbę nieobecności dla każdego dziecka w przedszkolu. Aby go utworzyć, napisz "= sum (" w polu roku do daty dla pierwszego dziecka na liście.

Krok 2

Kliknij pierwszy arkusz kalkulacyjny i miesięczną sumę dla pierwszego dziecka na liście.

Krok 3

Przytrzymaj klawisz "Shift" na klawiaturze i kliknij koniec miesiąca w arkuszu kalkulacyjnym. Kliknij miesięczną sumę pierwszego dziecka na liście i naciśnij "Enter". Formuła będzie wyglądać podobnie do "sum = (" January: December "! AI3)."

Krok 4

Skopiuj i wklej formułę w kolumnie roku do daty każdego dziecka z listy.