Jak napisać profesjonalny e-mail

E-mail jest powszechnym i wygodnym sposobem komunikacji z firmami, współpracownikami, pracownikami, pracodawcami, nauczycielami i innymi osobami wymagającymi formalnej komunikacji. Najmniejszy błąd może wywołać negatywne wrażenie. Istnieje kilka sposobów na ulepszenie i ulepszenie tagu w wiadomościach e-mail.

Ponieważ e-maile są automatycznie przypisywane do daty i czasu, nie musisz wprowadzać tych informacji, chyba że chcesz.

Rozpocznij e-mail z pozdrowieniami. Kiedy próbujesz zrobić profesjonalne podejście, pomyśl o tym, kiedy piszesz list. Zrób to łatwo dzięki szybkiemu "cześć". Jeśli wiesz, do kogo piszesz, najlepiej użyć profesjonalnej formy imienia odbiorcy (np. Pan, Pani, Nauczyciel lub Dr).

Przejdź od razu do rzeczy. Pierwszy akapit powinien dotyczyć tego, kim jesteś i dlaczego piszesz e-mail.

Nie chodź po krzaku. Drugi akapit powinien zawierać informacje, które oferujesz, lub prośbę, którą złożysz. Podaj, co chcesz, a następnie tę sytuację.

Jeśli istnieje załącznik, podaj go w wiadomości e-mail, aby odbiorca wiedział, że musi wyszukiwać i otwierać pliki. Ponadto wywołuje załączone pliki poprawnie, tak aby adresat wiadomości wiedział, które załączone pliki są po prostu widząc nazwę.

Podaj ostatnią modlitwę. Zacznij od podziękowania odbiorcy za poświęcony czas. Uprzejmość jest zawsze ważna, niezależnie od tego, jak krótka jest wiadomość e-mail. Zawiera dokładne zdanie uzupełniające, np. "Skontaktuję się z Tobą ponownie z większą ilością informacji" lub "Czekam na Twoje pomysły". Jeśli odpowiedź jest wymagana, pamiętaj o umieszczeniu informacji w wiadomości.

Na Twoim profesjonalnym koncie e-mail musisz mieć skonfigurowany podpis. Zostanie to automatycznie dodane na dole wiadomości e-mail. Musisz podać swoje pełne imię i nazwisko, stanowisko i dane kontaktowe. W zależności od zasad możesz umieścić link do strony internetowej swojej firmy lub stron społecznościowych.

Rada

Skorzystaj z CC i CCOS w razie potrzeby z własnym adresem e-mail w strefie "T".

Przeczytaj całą wiadomość e-mail, zanim klikniesz przycisk "Wyślij". Przed wysłaniem sprawdź pisownię i gramatykę.

Dodaj załączniki tak, jak je wymieniasz w poczcie. Zapobiegnie to wysyłaniu wiadomości e-mail bez dołączania plików.

Użyj prawidłowego odstępu i akapitów, aby wiadomość wyglądała jasno. W komputerze krótsze akapity są zawsze lepsze.

Ostrzeżenia

Nie dołączaj żadnych kolorów ani zwariowanych liter. Zachowaj źródło tak jasne i proste, jak to możliwe.

Jeśli wysyłasz ten sam e-mail do kilku osób, nie zostawiaj adresu odbiorcy widocznego w polu DW. Użyj ukrytej kopii lub funkcji korespondencji e-mail, aby chronić prywatność swoich kontaktów.