Jak utworzyć podręcznik procedury

Planowanie

Krok 1

Zidentyfikuj odbiorców, do których wskazuje podręcznik. W tym przykładzie może to być podręcznik POE dla magazynu firmy. Identyfikuje codzienną pracę w dziale magazynowym i ogranicza zakres instrukcji do roli magazynu w firmie.

Krok 2

Zdobądź wkład kogoś, kto ma osobisty interes w SOP, na przykład pracownikach, przełożonych i doradcach ds. Bezpieczeństwa. Pozyskanie ekspertów w tej dziedzinie pomoże ci napisać najdokładniejsze procedury i pomóc w uzyskaniu i wykorzystaniu instrukcji w długim okresie. Podejście zespołowe do tworzenia podręcznika "promuje akceptację POE przez potencjalnych użytkowników", mówi agencja ochrony środowiska USA "Poradnik na temat przygotowywania standardowych procedur operacyjnych".

Krok 3

Uporządkuj procedury w podręczniku w sposób, który najlepiej odpowiada odbiorcom i materiałom. Na przykład w magazynie, oprócz spisu treści i dodatków, sekcje podręcznika mogą obejmować sprzęt bezpieczeństwa i szkolenia, wysyłkę, odbiór i obsługę.

Krok 4

Sformatuj procedury w każdej sekcji instrukcji, aby były łatwe do odczytania i śledzenia. Niektóre procedury mogą być łatwo omówione w kilku krokach, podczas gdy inne wymagają więcej kroków i schematów blokowych. W "Standardowych procedurach operacyjnych: pisanie poradnika" na Uniwersytecie w Pensylwanii podano przykłady użycia prostych kroków i hierarchicznych kroków w stosunku do wykresów. (Zobacz zasoby).

Napisz SOP

Krok 1

Napisz oświadczenie o celu każdej procedury, wyraźnie wskazując, kto wykonuje pracę, kiedy, gdzie i dlaczego. Wymień zagrożenia, które mogą, na przykład, spowodować uszkodzenie sprzętu lub obrażenia ciała. Sporządź listę przepisów rządowych lub standardów branżowych, które należy rozwiązać.

Krok 2

Zapisz kroki procedur chronologicznych w jasnym i zwięzłym formacie. Użyj aktywnych czasowników, aby rozpocząć każdy krok. Dołącz wystarczająco dużo informacji, aby nowy uczeń lub osoba z ograniczonym doświadczeniem zawodowym mogła pomyślnie i bezpiecznie ukończyć tę pracę bez nadzoru.

Krok 3

Zidentyfikuj wszelkie specjalne wyposażenie, kwalifikacje lub dodatkową dokumentację potrzebną do wykonania pracy. W przypadku przykładu z magazynu, jeśli praca wymaga od pracownika noszenia kasku, posiadania certyfikatu wózka widłowego i korzystania z listy kontroli zapasów, status znajduje się w procedurze. Dołącz przykłady formularzy lub list kontrolnych do procedury lub w dodatku do instrukcji.

Uzupełnij

Krok 1

Przetestuj procedury przed opublikowaniem podręcznika, zasugeruj Texas A & M College of Engineering's i jego "Writing Guide to Standard Operating Procedures". Zapytaj eksperta z tej dziedziny, aby dokładnie przejrzał te procedury i ucznia, aby to sprawdzić nie brakuje informacji, spraw, aby ci, którzy nie przejdą testu, wrócili do studiowania procedur.

Krok 2

Szkolić pracowników, jak korzystać z podręcznika POE. Wyjaśnia projekt instrukcji i jak znaleźć informacje przez cały czas. Poproś pracowników, aby wzięli odpowiedzialność za zmiany w procedurach ręcznych i zgłaszaj zmiany w momencie ich wystąpienia.

Krok 3

Utwórz system kontroli dokumentów. Po przejrzeniu procedury rejestruje daty przeglądu i szczegóły, aby zapewnić, że zapis historyczny jest dostępny dla każdej procedury. Upewnij się, że kopie podręczników są dostępne w obszarach, w których wykonywane są procedury, zaleca "Standardowy przewodnik pisania procedur operacyjnych" od Duke University.

Krok 4

Sprawdź skuteczność procedur po pewnym czasie. Jeśli na przykład zmieni się sprzęt, procesy lub przepisy rządowe, zaktualizuj zawartość instrukcji, aby odzwierciedlić nowe informacje. Słuchaj komentarzy na temat jego użycia i włącz ulepszenia.