Dobre sposoby na zakończenie profesjonalnej wiadomości e-mail

Dane kontaktowe

Jeśli wysyłasz profesjonalną wiadomość e-mail do kogoś po raz pierwszy, dobrym pomysłem jest sfinalizowanie jej danymi kontaktowymi, a nie tylko imieniem i nazwiskiem. Podczas gdy odbiorca automatycznie otrzyma Twój adres e-mail po otrzymaniu Twojej wiadomości, upewnij się, że oferuje inne sposoby skontaktowania się z Tobą. Jeśli pracujesz dla określonej firmy, dołącz te informacje kontaktowe wraz z adresem. Podaj mu również swój bezpośredni numer telefonu i wskaż, czy jest to numer telefonu komórkowego, czy telefon stacjonarny. Jeśli Twoja firma ma przełącznik, pamiętaj o dołączeniu rozszerzenia. Im więcej informacji kontaktowych opuścisz, tym bardziej prawdopodobne, że dana osoba będzie się z Tobą komunikować.

Zamknięcie z oczekiwaniami

Leslie O'Flahavan z Writing Matters jest fanką ukończenia profesjonalnych e-maili z napisem "Czekam ...". Mówi, że to powtórzy cel e-maila. Oprócz tego umieszcza także osobę odbierającą twoją pocztę w pozycji, która mówi ci o odpowiedzi. Na przykład, jeśli wysłałeś wiadomość e-mail związaną z pracą, powinieneś zakończyć słowem "Czekam na twoją decyzję dotyczącą mojej aplikacji". Odbiorca wie teraz z całą pewnością, jaki jest cel poczty, która musi odpowiedzieć.

Pytania i wątpliwości

Po zakończeniu profesjonalnej wiadomości e-mail, pamiętaj, aby zaoferować odbiorcy zaproszenie do napisania odpowiedzi, na przykład "Skontaktuj się ze mną, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące ...". To da odbiorcy zielone światło, aby odpowiedzieć bez poczucia, że ​​przeszkadza ci lub że twój e-mail zamierzał wypowiedzieć ostatnie słowo. Utrzymuje to również aktywny przepływ rozmowy. Wysyłając profesjonalną wiadomość e-mail, musisz upewnić się, że wszystkie zaangażowane osoby są tego świadome, a także upewnić się, że wszystkie pytania i wątpliwości zostały rozwiązane, pozwoli Ci to osiągnąć.

Rozważania

Koniec profesjonalnej wiadomości e-mail może mieć osobisty charakter, w zależności od relacji z odbiorcą. Z biegiem czasu profesjonalny kontakt może stać się twoim przyjacielem, pozwalając ci dokończyć pocztę wewnętrznym żartem lub nawet niezwiązaną historią. Jednak nie rób tego wyżej, dopóki nie stworzysz przyjaznego związku między tobą. Kończenie e-maila z "Moje najlepsze życzenia" lub "Pozdrawiam" to dobry punkt odniesienia. To pokazuje, że jesteś czymś więcej niż połączeniem biznesowym i że jesteś życzliwą osobą. Nie bój się okazywać odrobiny uprzejmości na końcu e-maila, zwłaszcza jeśli jest to profesjonalne.